Fallstudie · JoKa Mount GmbH
Ohne Systeme gestartet, heute durchgängig vernetzt.
Wie ich für ein bayerisches Technik-Start-up ein System aufgebaut habe, mit dem es Aufträge gewinnt, abwickelt und unterschreiben lässt, ohne viele einzelne Software-Abos.
Kunde
JoKa Mount GmbH
Zusammenarbeit
Seit über einem Jahr, laufend
Standort
Feucht, Bayern
Zoho-Apps
CRM, Creator, Books, Sign, Sites
Branche
Technische Dienstleistungen für Industriemaschinen, Anlagenbau und Elektrotechnik
Website
jokamount.de auf Zoho Sites, auf Deutsch und Englisch
Hintergrund
Von null auf Zoho One.
Über JoKa Mount
Die JoKa Mount GmbH erbringt technische Dienstleistungen für Industriemaschinen, Anlagenbau und Elektrotechnik. Das Spektrum reicht von technischer Beratung und Engineering über Montage und Inbetriebnahme bis zu Optimierung, Automatisierung, Wartung, Instandsetzung und Inspektion.
Die Ausgangslage
Zum Start hatte JoKa Mount noch keinerlei Systeme. Kein CRM, keine Projektverfolgung, kein schneller Weg zu einem Vertrag. Gebraucht wurden Lösungen, die sofort funktionieren und für ein Start-up bezahlbar sind.
Warum Zoho One
Ich habe JoKa Mount zunächst mit Zoho CRM ausgestattet. Als das Unternehmen wuchs, folgte der Wechsel zu Zoho One: über 50 Apps in einem Abo. Neue Anforderungen lassen sich seitdem im selben System lösen, statt mit noch einem Tool, noch einem Login und noch einer Rechnung.
Ein System, verbunden.
Zoho One im Zentrum, darum die Apps, die JoKa Mount im Alltag nutzt. Alle greifen auf dieselben Daten zu.
über 50 Apps
Umsetzung
Was ich umgesetzt habe.
Das CRM betreue ich weiterhin laufend.
Aufträge gewinnen
Jede Anfrage wird im CRM bis zum Angebot und Auftrag verfolgt. Kunden, Kontakte und externe Dienstleister liegen an einem Ort. Das CRM ist auf Deutsch eingerichtet und in sechs Bereiche gegliedert: Vertrieb, Projektarbeit, Stammdaten, Verwaltung, Organisation und Marketing.
Die Website
Aus der früheren Wix-Seite ist eine Website auf Zoho Sites geworden, auf Deutsch und Englisch. Weil sie jetzt im selben System liegt, lässt sie sich leichter mit dem CRM verbinden, und ein separates Website-Abo entfällt.
Aufträge abwickeln
Projekte und Verträge werden direkt im CRM gesteuert, beim jeweiligen Kunden. Für die Subunternehmer habe ich ein kleines, individuelles Portal in Zoho Creator gebaut, dem Zoho-Werkzeug für eigene Anwendungen.
Was alles verbindet
Eigene Funktionen in Deluge, der Skriptsprache von Zoho, und Automatisierungen, die die Arbeit voranbringen, ohne dass jemand nachhelfen muss.
Dokumente und Finanzen
Serienbrief-Vorlagen machen aus CRM-Daten fertige Verträge und Dokumente. Zoho Sign holt die Unterschriften online ein. Zoho Books übernimmt die Buchhaltung.
Das Ergebnis
JoKa Mount verbringt weniger Zeit mit Verwaltung, und die Abläufe funktionieren besser als vorher. Routineaufgaben laufen über Workflows und Automatisierungen statt von Hand.
Ablauf
Vom unterschriebenen Vertrag zum laufenden Projekt.
So läuft es ab, sobald ein Kunde unterschreibt.
01 Unterschrift
Die Unterschrift setzt die Automatisierung in Gang.
04 Dokumente
Verträge und Dokumente entstehen aus Vorlagen, bereits mit den Kunden- und Projektdaten ausgefüllt.
02 Projekt
Aus dem Auftrag wird ein Projekt im CRM, das dort von Anfang bis Ende gesteuert wird.
05 Signatur
Sie gehen über Zoho Sign raus und kommen unterschrieben zurück, ohne Drucken, Scannen oder Versand per Post.
03 Subunternehmer
Externe Subunternehmer werden eingebunden und direkt beim Projekt verwaltet.
Ohne Abtippen
An keiner Stelle muss jemand Daten von einem System ins andere übertragen.
KUNDENSTIMME
„Bevor JoKa Mount Zoho One eingeführt hat, haben uns manuelle Prozesse und die aufwendige Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und komplexen Werkverträgen extrem viel Zeit gekostet. Dank der smarten Automatisierungen sparen wir heute locker bis zu 15 Stunden pro Woche und können die gesamte Projektabwicklung viel schneller steuern. Von Anfang bis Ende hat einfach alles perfekt gepasst – besonders auch durch die hervorragende Betreuung über den Start hinaus. Die Zusammenarbeit war durchgehend unkompliziert, pragmatisch und auf Augenhöhe: absolut empfehlenswert für jeden Gründer oder alle, die ihre Systeme grundlegend auf das nächste Level bringen möchten!“
Jörg Fröhlich
Geschäftsführer, JoKa Mount GmbH
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